Mi pasión personal desde hace más de dos décadas ha sido el diseño, particularmente el diseño de espacios de trabajo y educación. Siempre he estado convencido de que es en estos dos espacios donde se construye, en gran medida, la identidad de los individuos y sociedades. Mucho se ha escrito acerca de que el ser humano pasa el 80% de su tiempo en interiores. Poco debe sorprendernos que ese tiempo, en una abrumadora mayoría, sucede en oficinas o espacios de educación. (Juan Carlos Baumgartner, director de Space México).

Hay muchas razones por las que las oficinas son espacios que ameritan análisis profundos, no solo por el rol tan relevante que ejercen en la humanidad y en el sentido de trascendencia de las personas, o por el impacto –negativo en la mayoría de las ocasiones– que tienen sobre los que las habitan (punto sumamente importante que se tocará a profundidad en otro escrito). La realidad es que existe un vértice que en pocas ocasiones se analiza cuando se habla del espacio de oficinas.

Juan Carlos Baumgartner Kio Network
Proyecto de Kio Networks México, realizado por Juan Carlos Baumgartner, Space Mexico

Entender las oficinas

El espacio de trabajo ha sido, desde su invención, una ventana al futuro. Posiblemente porque es una de las tipologías arquitectónicas que más evolucionan y una de las que más al día tienen que estar. Desde tendencias arquitectónicas, hasta movimientos trascendentales (como la sustentabilidad) que han tenido tierra fértil en el espacio de oficinas. Entender cómo funciona el espacio de oficinas nos puede ayudar a entender cómo muchas otras tipologías de espacios irán evolucionando e integrando nuevas tecnologías.

Yuval Noah Harari, en su libro Sapiens, hace un paseo por la historia de la humanidad con una mezcla de rigor e irreverencia –como lo define Antonio Muñoz del periódico El País–. Yuval, en este recorrido por la historia, explica cómo el concepto de “traer comida a la mesa” en la historia de la humanidad ha sido un elemento fundamental en la estructuración y organización de las sociedades. Cuando el ser humano era nómada, lo era porque la forma de “traer comida a la mesa” así lo requería, y como consecuencia, toda la estructura social y organización de la comunidad giraba alrededor de ello.

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Nómadas y sedentarios

Ser nómada requería “viajar ligero”, por ello, el concepto de propiedad privada era nulo o prácticamente inexistente. Los hombres y mujeres de ese tiempo, al no tener el concepto de pertenencia, vivían en comunidades en las que compartían todo –en muchas ocasiones inclusive a sus parejas–. Tiempo después, hace aproximadamente 12000 años, surge la revolución agrícola y con ella, la invención de los asentamientos permanentes, la creación del concepto de propiedad y el núcleo familiar. Otra vez la forma en la que el homo sapiens “trae comida a la mesa” estructura a la sociedad por completo.

Hasta hace poco la versión contemporánea de “traer comida a la mesa” era responsable de toda la estructura de horarios y organización de trabajo. Hasta antes del COVID-19, los horarios de escuela de los niños, las vacaciones y las formas de consumo dependían de la estructura del trabajo. Hoy esa estructura ha desaparecido, y si bien hay muchas voces que aseguran que es imposible saber cómo será el mundo post COVID-19, podemos estar seguros de que el nuevo mundo no será igual al mundo que dejamos atrás hace prácticamente un año. Sin duda alguna uno de los elementos de la sociedad que más transformación sufrirá es el trabajo, el concepto de cómo traemos la comida a la mesa está a punto de reorganizar y reestructurar a toda la sociedad una vez más.

Lo ha hecho por los últimos 200,000 años y esta ocasión no será la excepción.

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Hacia un mundo phygital

Hay muchas formas en las que el espacio físico, y en particular la oficina, genera valor a los individuos y a la sociedad. Hoy le llamamos oficina, pero hace miles de años los neandertales le llamaban fogata.

Steven Johnson, en su maravilloso libro Where do Good ideas come from lo explica muy bien: nunca –o casi nunca– en la historia de la humanidad las buenas ideas han venido de dentro de nosotros. Vienen de afuera, particularmente de la interacción social. Cada buena idea es la mutación o combinación de ideas anteriormente aisladas. Johnson concluye diciendo que si algo queda claro en la historia de las grandes innovaciones, es que las buenas ideas necesitan metros cuadrados en nuestro mundo físico para generarse. Este es posiblemente el argumento más contundente de que no solo necesitamos espacios físicos para trabajar y colaborar, sino que son fundamentales para la evolución del ser humano.

Las buenas ideas necesitan metros cuadrados

El reto hoy en día está en que el ecosistema de espacios físicos para trabajar se ha vuelto más complejo –ahora incluyendo el home office–. En los meses que llevamos de cuarentena y home office distintas organizaciones han dedicado considerables recursos a entender cómo este ecosistema está mutando y hacia dónde evolucionará. Entender el futuro del trabajo no solo es importante para entender cómo serán las oficinas en un futuro cercano, sino que brindará también la oportunidad de comenzar a entender cómo la sociedad será re-estructurada en formas que de otra manera serían imposibles de imaginar.

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Dentro de las organizaciones que han trabajado en medir y cuantificar las consecuencias del homeworking en el nuevo modelo de trabajo se encuentra The Leesman Group, quienes recientemente publicaron los resultados de una encuesta masiva llevada a cabo de marzo del 2020 a septiembre del 2020. En Europa, en una escala de 0 a 100, la satisfacción del trabajo en casa ha sido de 74.2. Un resultado sumamente sorprendente cuando la calificación promedio de las oficinas en Europa antes del COVID-19 era de 63.1. A simple vista es evidente que la gente en general está más satisfecha con trabajar desde casa que con las oficinas tradicionales, sin embargo, cuando uno se adentra en los resultados de la encuesta resulta que, en el caso de las oficinas pre COVID-19, los resultados no tienen picos en los extremos, es decir, las respuestas de la mayoría de las personas eran muy similares.

Home office

La gran mayoría de las oficinas en Europa pasaban la prueba, pero cuando se analizaron los resultados de las encuestas del home office, que a simple vista eran mejores, se encontró que el número estaba hecho promediando picos mucho más evidentes. 1 de cada 5 personas consideraba la experiencia de trabajar en casa muy desagradable, es decir, existe una población relativamente significativa que está sufriendo el home office. Por otro lado, no todos los aspectos del trabajo son soportados de la misma forma. El caso del trabajo desde casa recibió un 90.1 de calificación (otra vez en una escala de 0 a 100), una calificación muy alta que pocas veces había sido vista en este tipo de estudios. También sorprendentemente, el llamado “focus work” recibió un 94.3 de calificación.

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Oficinas Kio Network Mexico de Space, Juan Carlos Baumgartner

Donde la alternativa de home office comienza a debilitarse es en los temas que abarcan la parte social de la organización y de nuestras vidas. Alrededor del 50% de las personas encuestadas por Leesman admitieron no sentirse conectadas con sus compañeros de trabajo desde que se implementó el home office en su organización. Tenemos resultados en los aspectos que son medianamente fáciles de cuantificar, pero –como lo mencionaba Steven Johnson– si el espacio y la interacción social es indispensable para la innovación, la consecuencia negativa de este año de aislamiento social en temas de innovación apenas está por verse y cuantificarse.

Otro elemento interesante es que la evidencia sugiere que la calidad de la experiencia del teletrabajo está directamente ligada a si el colaborador cuenta con un espacio permanente y específico para trabajar desde casa o no, es decir, una oficina o un estudio formal en el que pueda trabajar. Es aquí donde países como México tendrán una desventaja notoria, debido a que en México, a diferencia de muchos países europeos, el promedio del tamaño de vivienda está en 45m2, sin ser más de 60m2 en casos de vivienda social. En ese espacio están los dos padres y por lo menos dos hijos habitando, y ahora, habitando, estudiando y trabajando.

En el futuro regresar al estatus quo será retroceder

Otro factor que se ha visto negativamente afectado es el balance entre la vida y el trabajo. Trabajar desde casa, evidentemente, ha complicado considerablemente lograr ese balance. En muchas ocasiones lo que estamos viviendo es más parecido a un arresto domiciliario que a trabajo desde casa. Hemos visto cómo millones de trabajadores han perdido la separación entre trabajo, vida social y vida familiar. Al desaparecer –por lo menos temporalmente– el espacio de oficinas, han desaparecido también los límites entre vida personal y profesional.

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Juan Carlos Baumgartner Kio Network

Finalmente, un factor que también influye de manera significativa en cómo se comparan los espacios de oficina tradicionales a los espacios de home office, tiene que ver con el concepto llamado en inglés “activity based”. Concepto que consiste en diseñar oficinas a partir de la idea de que una sola tipología de espacio rara vez va a resolver las necesidades de los usuarios. En un activity based space un usuario puede seleccionar múltiples tipos de espacios para trabajar o colaborar durante el día, en lugar de estar sentado en un escritorio o sala de juntas durante todo el día. Los colaboradores que más extrañan regresar a la oficina, en prácticamente todos los casos, son trabajadores que vienen de una oficina activity based.

Los resultados de diversos estudios y la mayoría de los expertos coinciden en que el home office y el trabajo tradicional son elementos que bien equilibrados y aplicados como componentes de un mismo ecosistema, serán la constante del futuro cercano. Hemos pasado ya el punto de no retorno. Ya no hay vuelta atrás.

La revolución phygital

Veremos entonces el surgimiento del modelo Phygital (physical+digital), un modelo de espacios de trabajo y un modelo de vida construido a partir de un equilibrio entre el mundo digital y el mundo físico. El modelo Phygital estará estructurando el resto de nuestras vidas. Seguramente no mucho después de los espacios de oficina, comenzaremos a ver educación y comercio Phygital que explotará el uso de códigos QR, realidad aumentada, o el mix reality. Veremos el uso de herramientas que, si bien no son nuevas, no son parte de nuestra cotidianidad. Todavía. Es así como la gran crisis de esta generación se convertirá en la gran oportunidad de cambiar la estructura y el modelo de sociedad en el que hemos vivido por las últimas décadas. No solo será un reto para quienes estamos en el mundo del diseño e innovación –y en particular para quienes somos responsables de la creación de los espacios que utilizan las organizaciones–, sino que poco a poco será un gran reto para absolutamente todas las industrias.

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La revolución phygital pasará a la historia como un hito que marcará un parteaguas en la historia contemporánea de la civilización. Para quienes están a cargo de administrar y proveer espacios de oficina, en el corto plazo, esta revolución representará un nuevo estándar de calidad y de innovación en los espacios. Las organizaciones que regresen a sus empleados a un espacio como el que dejaron antes de la  pandemia. No solo desaprovecharán una gran oportunidad, sino que estarán cometiendo un grave error.

Valorar la oficina

Después de la abrumadora evidencia de todo los elementos positivos que han vivido los colaboradores de miles de organizaciones alrededor del mundo, regresarlos a espacios mediocremente diseñados y poco preocupados por el ser humano, su bienestar y sus actividades, será sumamente dañino para las organizaciones.

Mucha de la evidencia recabada por organizaciones como spAce o The Leesman Group apunta a que los usuarios de espacios tradicionales de oficinas valoran mucho más el espacio de trabajo desde casa, que sus antiguas oficinas. No habla muy bien de las oficinas tradicionales el que para muchos un espacio residencial soporte mejor su trabajo, que un espacio teóricamente diseñado para trabajar.

Juan Carlos Baumgartner es diseñador y director del estudio de interiorismo Space México.

Texto y fotos cortesía de Juan Carlos Baumgartner.