Un espacio de trabajo flexible no es una oficina convencional. Marc Navarro, experto consultor en estrategia de coworkings, asegura que aspectos como la privacidad, la seguridad, la flexibilidad, la adaptabilidad y la optimización son tan importantes como crear un buen diseño que perdure en el tiempo y permita que los clientes lo sientan como suyo.
Crear un espacio de trabajo flexible es un encargo muy distinto al de crear una oficina. En una oficina se nos pide que creemos un espacio para que el equipo del cliente trabaje de la manera más cómoda y eficiente posible. En un espacio de coworking lo que nos están pidiendo es que creemos un espacio que maximice el beneficio que se puede extraer de cada metro cuadrado.
Personalmente, creo que eso pasa por crear un espacio cómodo, inspirador y eficiente. Sin embargo, la eficiencia que buscamos trasciende la capacidad de conseguir que las personas trabajen de manera óptima en este espacio. Lo que buscamos es conseguir la rentabilidad más elevada posible para el operador, aunque eso, a veces, signifique tensar un poco las costuras.
El layout
Un espacio de trabajo flexible actual puede tener hasta el 90% de posiciones en formato de oficina privada y dar prioridad a oficinas de gran capacidad para minimizar la inversión. Las zonas comunes son básicamente de tres tipos: espacios exteriores –cada vez más valorados por los usuarios–, zonas intermedias en las distintas plantas y zonas de comedor/eventos.
Estos espacios son bastante sencillos de afrontar, excepto la zona de comedor y eventos. Aquí conviene ser especialmente cuidadoso para asegurar que el espacio funciona para todos los usos que el operador pueda darle: comedor, zona de trabajo flex, área de eventos. Debemos tener en cuenta que a los eventos acuden personas externas a la empresa por lo que es importante prever las cuestiones relativas a la seguridad y la segmentación de públicos. Se trata de asegurar que los invitados no puedan acceder a una zona sensible del edificio sin pasar por un control de algún tipo.
En este sentido, es importante destacar que hay que pensar en la seguridad desde que empezamos a proyectar. Para ello, conviene contactar con un proveedor de sistemas de seguridad para que nos asesore desde el principio. Si le contactamos con el proyecto aprobado, limitamos las opciones y no podemos implementar sistemas de alarma de manera óptima.
Si tenemos alguna duda o el cliente no es capaz de definir suficientemente sus requerimientos, lo ideal es dejar el espacio lo más abierto posible para que, llegado el momento, se pueda ejecutar la intervención necesaria.
El confort según Marc Navarro
A veces, por temas de presupuesto, se toman decisiones que impactan en la calidad del espacio y la percepción de éste por parte del cliente. Los sistemas de climatización que no permiten granularidad suficiente para controlar la temperatura son un ejemplo. Otro caso parecido son aquellos espacios en los que el aislamiento acústico no está bien planteado. Un ejemplo claro son las oficinas o salas de reuniones con paneles laterales que no llegan hasta el techo.
Luz natural, luz artificial, aislamiento acústico y climatización (aún más, después de la pandemia) son los elementos esenciales para ofrecer confort a las personas.
La privacidad que suelen buscar los usuarios es acústica más que visual, al menos en lo que se refiere a las oficinas. Contar con una oficina con paredes de cristal permite a los usuarios sentirse menos encajonados y tener mayor profundidad de campo visual, mejorando los niveles de confort. Además, un buen aislamiento acústico permite mantener conversaciones privadas en el espacio sin añadir presión a las salas de reuniones. También permite a algunos equipos trabajar con música de fondo.
El estilo
Cuando visitamos espacios de trabajo flexible resulta obvio que el paso del tiempo no ha sido generoso con algunos de ellos. Elegir un estilo que soporte bien el paso de los años es algo que el cliente agradecerá a medio y largo plazo. En nuestro país, los diseños con aire nórdico mezclado con toques mediterráneos (o cualquier otro estilo convincente) funcionan muy bien. De este modo, se minimizan las intervenciones no esenciales en un espacio en funcionamiento.
También es conveniente recordar que se está creando una oficina que compartirán decenas o cientos de empresas, cada una con su imagen corporativa. Crear un espacio excesivamente “brandeado» o recargado puede ahuyentar a algunos clientes potenciales que pueden temer que su imagen se vea fagocitada por la del coworking.
Revenue Streams
Un espacio de trabajo flexible no es una oficina convencional. El trabajo, nos guste o no, se medirá directamente en función de la capacidad de atraer clientes y de generar ingresos (revenue streams) del espacio. Es fundamental conocer cómo piensa generar ingresos el cliente, qué servicios se ofrecerán, qué actividades se realizarán y cuándo se deben llevar a cabo, en qué condiciones, la configuración de estas…
En los años prepandemia, la estrategia consistió en minimizar al máximo el espacio dedicado a oficinas, llevándolo a la mínima expresión. En mi opinión, el modelo se llevó demasiado lejos en aras de la rentabilidad. Aunque la ubicación de las mesas contra la pared –para minimizar los pasos entre mesas– y la puerta corredera son buenas opciones para ahorrar espacio, el uso de mesas de dimensiones muy reducidas –especialmente, en profundidad– se vuelve incompatible con el uso de monitores modernos que requieren de una mayor distancia respecto al usuario.
Operaciones
No pensar en cómo funciona un espacio es una receta garantizada para el fracaso. He visto mesas desmontables (para poder recogerlas en caso de evento) que no pasan por el pasillo que lleva al almacén y que pesan tanto que el personal del espacio no es capaz de levantarlas. He visto utilizar sillas no apilables para una zona de lounge o disponer el espacio para almacenar paquetes al otro extremo del local, en lugar de hacerlo junto a la recepción.
No pensar en el mantenimiento del espacio o crear un espacio que requiere un excesivo mantenimiento es una receta abocada al desastre. Algo tan simple como pensar cómo un usuario va a cerrar las luces al salir del coworking o cómo se va a controlar el sistema de climatización son ahorros muy atractivos y, si no están resueltos, también son un problema complejo de corregir a largo plazo.
En definitiva, un espacio de trabajo flexible requiere una aproximación distinta a la de una oficina convencional. Aspectos como la privacidad, la seguridad, la flexibilidad, la adaptabilidad y la optimización del diseño para minimizar el trabajo del equipo son tan importantes como crear un buen diseño que perdure en el tiempo y permita que el mayor número de clientes lo sientan como suyo.
Marc Navarro, es consultor de coworking especializado en estrategia.
